Jak wystawić fakturę VAT

Faktura VAT to dokument funkcjonujący w obrocie gospodarczym, potwierdzający transakcję kupna-sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że musi być wystawiana jedynie w postaci papierowej. Istnieją bowiem inne, dogodniejsze formy tworzenia i przesyłania.

Faktura wystawiana jest przez podatników podatków od towarów i usług, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT (Value Added Tax), nie później jak 7 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Musi być sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach i opatrzona tytułem „Faktura VAT”.

Zgodnie z art. 5 pkt. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają:

  • odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju
  • eksport towarów
  • import towarów
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Faktura VAT powinna zawierać co najmniej:

  • numer dokumentu
  • nazwę, adres i NIP zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy
  • datę wystawienia faktury, datę dokonania transakcji, datę uiszczenia należności
  • nazwę towaru lub usługi
  • jednostkę miary i ilość towarów lub usług
  • cenę jednostkową netto (bez podatku VAT) za towar lub usługę
  • wartość sprzedaży netto
  • procent podatku
  • wartość podatku
  • kwotę sprzedaży wraz z podatkiem VAT wyrażoną cyfrowo i słownie
  • podpis osoby upoważnionej do jej wystawienia

Forma faktury

Każdy podatnik może skorzystać z 3 rodzajów wystawiania faktur. Oprócz tradycyjnej faktury w postaci papierowej, funkcjonują także e-faktury i faktury mailowe.

e-faktura

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, wystawianie i przesyłanie faktur, może nastąpić również w formie elektronicznej. Oznacza to, że podpis na fakturze składany zostaje w formie e-podpisu. Warunkiem stosowania tej metody, jest między innymi zgoda

odbiorcy na ten rodzaj dostarczenia faktury. Tak powstały dokument sprzedażowy przechowywać należy w oryginalnej postaci na nośnikach danych jednorazowego, trwałego zapisu. Oszczędza się na papierze, kupnie znaczków i opłatach pocztowych.

faktura mailowa

To coraz częściej stosowana przez przedsiębiorców forma przesyłania faktury. Sprzedawca wysyła za pośrednictwem e-maila przeskanowaną fakturę, następnie odbiorca samodzielnie ją drukuje i dokonuje czynności księgujących. Coraz częściej też, sprzedawcy umieszczają na swoich stronach internetowych wszelkie niezbędne dane do faktury, a odbiorcy sami je sobie wystawiają. Przepisy bowiem nie precyzują miejsca i sposobu powstania faktury. W praktyce, rzadko zdarza się, aby organy podatkowe kwestionowały taki sposób fakturowania. W zasadzie nie powinno być problemów, jeśli odbiorca drukuje fakturę niezwłocznie po otrzymaniu danych. Urzędy skarbowe nie kontrolują bowiem, w jaki sposób doszło do wydrukowania faktury. Podstawą do takiego fakturowania jest umowa między wystawcą i nabywcą, w której wystawca zobowiązuje się zamiast wystawienia papierowej faktury przesyłać lub udostępnić dane elektroniczne z zapisem treści faktur. Natomiast nabywca wyraża zgodę na taki sposób przekazywania faktury.